Kassennachschau, wenn das Finanzamt vor der Tür steht

Seit dem 01.01.2018 hat das Finanzamt die Möglichkeit die sogenannte „Kassennachschau“ durchzuführen. Hierbei sucht das Finanzamt zu üblichen Geschäftszeiten unangekündigt den Betrieb auf und prüft folgende Sachverhalte:

1. Vorliegen einer Verfahrensdokumentation
2. Durchführung eines Kassensturzes (Kassenbestand Soll/Ist-Abgleich)
3. Prüfung der Daten des Warenwirtschaftssystems
4. Prüfung sonstiger Organisationsunterlagen (z.B. Ersteinrichtungsprotokolle, Programmierprotokolle, etc.).

Wenn der Prüfer unangemeldet vor der Tür steht, bleibt dem Betroffenen oft keine Möglichkeit mehr, seinen Steuerberater zur Unterstützung heranzuziehen. Hinzu kommt noch die Rechtsunsicherheit bezüglich der zwingend notwendigen Nachrüstung der elektronischen Registrierkassen mit TSE (Technischen Sicherheitseinrichtung).

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) teilt mit, dass die im Schreiben vom 06. November 2019 genannte Frist zur notwendigen Umrüstung bis zum 30.09.2020 nicht außer Kraft tritt, sondern weiterhin Gültigkeit besitzt und umzusetzen ist.

Da das Bundesministerium der Finanzen keine Notwendigkeit sieht, diese Frist zur Nachrüstung von elektronischen Kassensystemen zu verlängern, haben alle Bundesländer – bis auf Bremen – eine Regelung getroffen, nach der elektronische Aufzeichnungsgeräte ohne TSE über die bisherige Frist hinaus, längstens bis zum 31.3.2021 weiterhin nicht beanstandet werden.

Voraussetzung ist jedoch, dass die neue elektronische Kasse mit der geforderten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) oder auch die mögliche Umrüstung des bestehenden Kassensystems bis spätestens 30.09.2020 in Auftrag gegeben wurde und dies nachgewiesen werden kann.

Das ist Föderalismus in Reinkultur. Dem Bund stehen die Steuern zu, die Festsetzung und Erhebung liegt in der Hand der Bundesländer. Da kann der Bund meckern, die Bundesländer sind für die technische Umsetzung zuständig und bekommen es nicht hin und legen damit die Frist selber aus.

Betroffen von einer Kassennachschau sind insbesondere Einzelhändler sowie Barbetriebe, wie Apotheken, Gastronomiebetriebe, Bäckereien und ähnliche.

Vermeiden Sie folgende Fehler:

• Die Verkaufsdaten sind nicht aus dem Warenwirtschaftssystem heraus generierbar
• Eine Verfahrensdokumentation liegt nicht vor.
• Kassenfehlbeträge werden im Kassenbuch nicht ausgewiesen.
• Das Kassenbuch wird nicht täglich geführt.
• Programmierprotokolle und Ersteinrichtungsprotokolle fehlen.

Denn sollten Mängel bei der Kassennachschau auftauchen kann der Prüfer sofort eine volle Betriebsprüfung anordnen, ohne dass eine Prüfungsanordnung hierfür im Voraus ergeht. D.h. die Betriebsprüfung kann unmittelbar nach der Kassennachschau (z. B. am gleichen Tag) beginnen. Auch der der Steuerberater kann dies nicht verhindern. Damit geht ihm jegliche Vorbereitungszeit verloren.

Autor: Ralf Klein, Betriebswirt bei der FRTG Steuerberatungsgesellschaft Essen GmbH, www.frtg-group.de