expert vereinfacht die Dokumentenverwaltung

Nach einjähriger Test- und Pilotphase führt expert in den kommenden Monaten bundesweit ein neues Dokumentmanagementsystem ein: Mit „O.S.C.AR“ können Rechnungsbelege und andere Dokumente schnell und einfach elektronisch erfasst und digital archiviert werden. Die expert Standorte sparen dadurch erheblich Zeit und Kosten – Ressourcen, die Service und Beratung zugutekommen sollen.

Die Dokumentmanagementsoftware ersetzt künftig das manuelle Verarbeiten und Archivieren von insgesamt rund zwei Millionen Rechnungsbelegen, die pro Jahr in allen 443 expert Standorten anfallen. Mit O.S.C.AR gewinnen die Gesellschafter mindestens einen Tag pro Woche, den sie sonst für das Bearbeiten der Rechnungsbelege benötigt hätten. Darüber hinaus entfallen durch die digitale Dokumentenverwaltung hohe Papier-, Porto- und Lagerkosten. Bei Unstimmigkeiten oder fehlenden Informationen zum Buchungsbeleg kann über das Programm ein Klärungsprozess angestoßen werden, der zusammen mit dem jeweiligen Rechnungslegungsvorgang archiviert wird. Neben buchungsrelevanten Belegen können auch Verträge und andere für das Unternehmen wichtige Dokumente erfasst und archiviert werden.

„Digitalisierung im Einzelhandel bedeutet nicht nur Internetgeschäft. Mit der Einführung von O.S.C.AR nutzt expert aktiv die Chancen, die sich aus digitalen Lösungen ergeben. Wir freuen uns, mit dem Dokumentmanagementsystem unseren Gesellschaftern einen Service auf Höhe der Zeit bieten zu können, der es ihnen ermöglicht, sich noch stärker auf ihre Kernkompetenzen Service und Beratung zu konzentrieren“, sagt Dr. Stefan Müller, Vorstand für IT und Logistik der expert SE.

O.S.C.AR steht für „Optimal Systems Content ARchive“. Zu den ersten Standorten, die bereits auf O.S.C.AR umgestellt haben, gehört expert Nord in Neumünster.